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Elegante RPA-Lösung für die automatisierte Finanzberichterstattung in der Öl- und Gasindustrie

oli and gas company - logo

Standort:

Skandinavien

Branchen:

Energie, Öl und Gas

Über den Kunden:

Unser Kunde ist ein Unternehmen, das eine Vielzahl an Ingenieur-, Bau- und Wartungsdienstleistungen für die Öl-, Gas- und Offshore-Windindustrie anbietet.

Anforderung

Da die Finanzberichterstattung eine der Kernfunktionen unseres Kunden darstellt, ist der Prozess der Informationssammlung eine wichtige, aber fehleranfällige Aufgabe, die viel Zeit und menschliche Beteiligung erfordert. Das Öl- und Gasdienstleistungsunternehmen nutzte einen Standardansatz für die Finanzberichterstattung, indem es SAP, Power BI-Berichte und Excel-Tabellen für die Datenerfassung und vergleichende Analysen verwendete.

Die zeitkritische und genaue Berichterstattung gestaltete sich für Mitarbeiter immer schwieriger, weil sie bei knappen Fristen schnelles Handeln und genaue Ergebnisse erforderte. Das Unternehmen wandte sich an Infopulse, um den Prozess der Finanzberichterstattung mit Hilfe einer eleganten und effizienten RPA-Lösung zu optimieren und zu automatisieren.

Elegante RPA-Lösung für die automatisierte Finanzberichterstattung in der Öl- und Gasindustrie - Fallbeispiel Bild

Lösung

Das Team von Infopulse entwickelte eine RPA-Lösung, die den Workflow der monatlichen Finanzberichterstattung für das Dienstleistungsunternehmen erfolgreich automatisierte, indem diese Daten aus der SAP-Webanwendung und BI-Berichten in die vorab genehmigte Excel-Vorlage übertrug.

Die maßgeschneiderten Roboter haben den Unternehmensmitarbeitern die Ausführung von wiederkehrenden und routinemäßige Aufgaben abgenommen. Zudem erfolgt die Datenerfassung und -analyse nun über Nacht, was die Systeme erheblich entlastet und am Morgen den Zugriff auf die erstellten Berichte zur Weiterverarbeitung ermöglicht.

Die technische Seite der Automatisierungslösung spiegelt die funktionale Eleganz dieser persönlichen Assistenten wider. Die Aktionen der Roboter werden nachverfolgt und an den Orchestrator gemeldet. Der Prozess der Datenerfassung wird durch die angegebene Anzahl von Elementen in der Warteschlange ausgelöst, wodurch der Roboter zur Prozessdurchführung aufgefordert wird. Im Falle einer Fehlfunktion des Roboters wird eine automatische Benachrichtigung an einen Entwickler mit einem detaillierten Fehlerbericht gesendet.

Die Funktionen des RPA-Bots umfassen:

Abrufen der Kennzahlenwerte, indem die entsprechende Seite in der Anwendung geöffnet, das Autorisierungsverfahren durchlaufen und der gewünschte Zeitraum angegeben wirdHervorhebung jeder Art der Abweichung in verschiedenen FarbenAbstimmung der Kennzahlen für den vorhergehenden Zeitraum bei der Erstellung des FinanzberichtsVersenden einer E-Mail an einen Kunden über den erfolgreichen Prozessabschluss

Technologien

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Ergebnis

Durch die Automatisierung manueller und wiederkehrender Aufgaben mit Software-Robotern konnte das Öl- und Gas-Serviceunternehmen die wertvolle Zeit und Leistung der Mitarbeiter auf strategische Aufgaben umlenken. RPA-Lösungen kamen allen Aspekten beim Prozess der Finanzberichterstattung zugute, indem sie menschliche Fehler reduzierten und die Gesamtproduktivität erhöhten. Dieser Mehrwert lässt sich in den folgenden Punkten zusammenfassen:

  • Optimierter Abschluss der monatlichen Finanzanalyse
  • Beseitigung von manuellen, fehleranfälligen Prozessen
  • Kein Bedarf an Überstunden, verlängerten Schichten oder doppeltem Arbeitsaufwand für wiederkehrende Aufgaben
  • Reduzierte Gemeinkosten
  • Verbesserte Prozessproduktivität und -qualität
  • Einsparung von 12 Wochen pro Jahr für jeden der 6 beteiligten Vollzeitmitarbeiter

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