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IT-Audit wird zur digitalen Transformation

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Standort:

Ukraine

Branchen:

Bildung

Mitarbeiter:

100+

Über den Kunden:

Unser Kunde ist eine der größten Nicht-Regierungsorganisationen, die internationale und inländische Unternehmen verbindet und als Schulungszentrum fungiert. Als Berater für Regierungsbeziehungen für Unternehmen unterstützt die Organisation ihre Mitglieder auch bei ihren täglichen Geschäftsaktivitäten und versorgen sie mit aktuellen Informationen über relevante Änderungen des regulatorischen Umfelds.

Anforderung

Unser Kunde wandte sich erstmals im Jahr 2015 an Infopulse mit der Bitte, ein Audit seiner gesamten IT-Infrastruktur durchzuführen, um deren Schwächen und die Schlüsselbereiche aufzudecken, die verbessert werden können. Unser Team musste die Infrastrukturkomponenten (Arbeitsstationen, Software-Lizenzen, Server- und Netzwerkinfrastruktur, Geschäftsanwendungen und -prozesse) analysieren und einen detaillierten Bericht mit Empfehlungen erstellen.

Zu den Herausforderungen gehörten fehlende IT-Dokumentation und eine spezifische Organisationsstruktur, die mehrere Abteilungen mit ihren jeweiligen Anforderungen an die einzelnen Unternehmensdienste umfasste. Deshalb musste unser Team eine effiziente Kommunikation mit jeder Abteilung aufbauen und die gesammelten Datenmengen analysieren. Bei der Durchführung eines Audits entdeckten die Experten von Infopulse die folgenden Schlüsselbereiche für Verbesserungen in der IT-Infrastruktur des Kunden:

  • Verschiedene und alte Softwareversionen (Microsoft Office 2003-2010), die von Microsoft nicht mehr unterstützt werden, mussten durch aktuelle Lösungen ersetzt werden, um die Verwaltbarkeit des Systems zu gewährleisten.
  • Die Server-Infrastruktur musste überdacht werden, um Systemfragmentierung und Probleme mit der Softwarekompatibilität zu vermeiden. Außerdem musste man bessere Infrastrukturüberwachungs- und Sicherungsprozesse ermöglichen.
  • Die Sicherheit der Netzwerkinfrastruktur und die Netzwerkfehlertoleranz waren zu erhöhen.
  • Ältere Versionen eines CRM-Systems und der Website mussten aktualisiert werden, um einen einfacheren Support zu ermöglichen.
  • Ein zuverlässiger Kommunikationskanal musste bereitgestellt werden, indem das vorhandene E-Mail-System zu einer Lösung migriert wurde, die den Geschäftsanforderungen des Kunden entspricht.
  • Die nächste Herausforderung war die Aufrechterhaltung der effizienteren Geschäftsprozesse und der Anwendungsverwaltung, welche durch lokale Geschäftsanwendungen beeinträchtigt wurden, denen es an Flexibilität mangelte und deren Unterstützung zusätzlichen Aufwand erforderte.
  • Der Abdeckungsumfang der Lizenzen von der aktuellen IT-Infrastruktur musste optimiert werden.
  • Die Aktualisierung der manuellen Arbeitsabläufe für die Verwaltung von Dokumenten und Aufgaben.
  • Es war auch empfehlenswert, die Unterstützung der IT-Infrastruktur zu vereinfachen und zu automatisieren.

Der nächste Schritt bestand darin, die Strategie zur Verbesserung der IT-Infrastruktur auf der Grundlage unserer technischen Empfehlungen und Ergebnisse der Kosten-Nutzen-Bewertung zu formulieren.

IT-Audit wird zur digitalen Transformation - Fallstudie Bild

Lösung

Das Audit der komplexen IT-Infrastruktur

Das durchgeführte IT-Audit führte zu einem umfassenden Dokumentationspaket für die IT-Infrastruktur, das folgende Bereiche abdeckt:

  • Service-Katalog mit der Einschätzung der Wichtigkeit des Systems und deren Wirksamkeit für alle Abteilungen. 
  • Detaillierte Beschreibung und Bedeutungsanalyse der erforderlichen Änderungen für jeden Unternehmensdienst und jede Abteilung.
  • Schätzung der Kosten für die Umsetzung der erforderlichen Änderungen und die Einführung neuer Unternehmensdienste (Office 365, ITSM-System und Remote-Work-Funktionen).
  • Analyse der bestehenden IT-Systeme des Kunden, ihr Inkonsistenzen, Schwachstellen, damit verbundenen Risiken und Bedeutung von Änderungen. Bereitstellung von Empfehlungen zu deren Upgrade oder Ersatz.
  • Analyse bestehender Softwarelizenzen, ihre Inkohärenz und Möglichkeiten, diese zu beseitigen.
  • Erstellung der Dokumentation aller Server und Netzwerkhardware, ihre Konfigurationen und Empfehlungen zu weiteren Verbesserungen und Änderungen.

Wir haben dem Kunden einen umfassenden Bericht über die Ergebnisse des IT-Audits zur Verfügung gestellt, in dem die erforderlichen Maßnahmen zur Modernisierung der Infrastruktur hervorgehoben wurden. Später wurden die Migration zu Office 365, die konsistente Aktualisierung kritischer Geschäftsanwendungen, die ITSM-Systemauslastung sowie die Einführung von Remote-Arbeitsfunktionen eingeleitet.

Migration zu Office 365

  • Migration von Unternehmensdiensten zu Office 365, deren Konfiguration und Aktivierung.
  • Einführung eines neuen Cloud-basierten E-Mail-Client (Outlook). Wir haben auch einen sicheren Kommunikationskanal (Skype for Business) implementiert.
  • Einrichtung von SharePoint Online und OneDrive for Business und Aktivierung der Autorisierung über Active Directory.
  • Schulung von Endbenutzern, die sich an Office 365-Funktionen gewöhnen mussten.
  • Sammlung von Empfehlungen für die Administratoren des Unternehmens, um Cloud-Dienste effektiv zu verwalten.
  • Infopulse schlug einen kosteneffizienten Ansatz für den Kauf neuer Softwarelizenzen vor, die auf dem Microsoft-Lizenzprogramm für Bildungseinrichtungen basieren.

IT Infrastructure and End-user L1 Support

  • Seit März 2020 bietet Infopulse Second-Level- und Third-Level-Infrastruktur-Support, einschließlich Netzwerkdiensten, virtuellen Maschinen, Infrastrukturanwendungen sowie First-Level-Support für Endbenutzer.
  • Die Verbesserungen der Infrastruktur: Einführung des Incident-, Change- und Access-Managements innerhalb eines neuen ITSM-Systems, Implementierung von Backup und Recovery usw.
  • Die Beratung bei der Entwicklung von IT-Infrastruktur-Strategien und neuen Dienstleistungen.

Übergang zum Remote Work und Sicherheit

Als unser Kunde einen Büroumzug plante, bot Infopulse umfassende Beratung bei der Organisation seiner IT-Infrastruktur an und legte größten Wert darauf, einen zuverlässigen und sicheren Betrieb zu ermöglichen. Derzeit beschäftigt sich unser Team mit der Minderung von Risiken bei dem Übergang zur Remote-Arbeit und hilft dem Kunden, die Kosten für die Wartung der Anlagen zu senken und gleichzeitig die Organisationsproduktivität auf dem gleichen Niveau zu erhalten. In Zukunft plant unser Kunde, von der Vor-Ort-Infrastruktur abzurücken und alle Arbeitslasten in die Cloud zu verlagern, um nicht von einem bestimmten Standort abhängig zu sein.

Durch die Umstellung auf Remote-Arbeit und Fernzusammenarbeit musste unser Kunde seine Geschäftskontinuität und ein hohes Maß an Datensicherheit innerhalb und außerhalb des Unternehmens sicherstellen. Daher beteiligt sich Infopulse auch daran, die Sicherheit ihrer IT-Infrastruktur zu stärken sowie ein effektives Content-Management und einen sicheren Datenaustausch im Remote-Arbeitsmodus zwischen den Mitarbeitern und verschiedenen Geschäftsbereichen zu ermöglichen. Mithilfe von Microsoft-Technologien entwickeln wir auch effektive Algorithmen, um Datenlecks zu verhindern und die Datenintegrität sicherzustellen.

Technologien

Cisco logo
Cisco
Microsoft Windows Server logo
Microsoft Windows Server
Jira logo
Jira
Linux logo
Linux
Microsoft 365 logo
Microsoft 365
und viele weitere

Ergebnis

  • Das durchgeführte Audit der IT-Infrastruktur ermöglichte die Erstellung einer effektiven Strategie zur Modernisierung der IT-Infrastruktur und leitete eine schrittweise digitale Transformation ein.
  • Mit dem Software-Upgrade und der Einführung neuer Funktionen wurden die Systeme und Geschäftsanwendungen des Kunden flexibler, widerstandsfähiger und sicherer für die Endbenutzer.
  • Durch die Migration zu Office 365 und die weitere Implementierung von Cloud-Diensten automatisierte der Kunde den Dokumenten-Workflow und stellte seinen Mitgliedern moderne Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation zur Verfügung.
  • Wir haben dem Kunden empfohlen, das Microsoft Education Programm auszuwählen, was die Lizenzkosten um das 5-fache reduziert.
  • Das eingeführte ITSM-System bot unseren Kunden schnelle IT-Support-Services, erweiterte Tools zur Berichterstellung und wurde so konfiguriert, dass SLAs befolgt wurden.
  • Remote-Arbeitsfunktionen tragen dazu bei, die Geschäftskontinuität des Unternehmens während des COVID-19 Ausbruchs sicherzustellen.
  • Verbesserte Unterstützung der IT-Infrastruktur führt zu Kostenoptimierung, verstärkter Überwachung und erhöhter Sicherheit.

Dank unseres Engagements für dieses Projekt und der guten Ergebnisse ist  der Kunde bestrebt, Infopulse als einen ihrer zuverlässigen IT-Partner mit Projekten zu beauftragen, die zu seiner weiteren digitalen Transformation beitragen!

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