Projektplanung und -überwachung mit dem Team Foundation Server, Teil 3: Ausbalancierung der Teamauslastung

Festlegung der TFS-Benutzerrollen

Wenn wir die tägliche Arbeit mit dem TFS analysieren, können wir die folgenden Rollen definieren:

• Entwickler, Tester, Designer und andere Ingenieure
• Teamleiter, Scrum Master oder Projektmanager
• Kunden, Vorgesetzte oder andere Parteien mit dem Aufsichtsrecht für das Projekt

Entwickler und andere Dienstleister

Zu Beginn jeder Iteration wird jedem Teammitglied ein bestimmter Arbeitsumfang zugewiesen, der seine zeitlichen Ressourcen nicht übersteigen soll. Mindestens 10% an Extrazeit werden gegeben, um eventuelle Mängel zu beheben oder unerwartete Probleme zu lösen, die während der Entwicklungsphase auftreten können. Wie wir bereits gezeigt haben, wurde bestimmte Zeit in der Planungsphase auch als Ressource für die täglichen Aufgaben eingeplant.

Für einen Entwickler in Vollzeit wären es etwa sieben Stunden pro Tag. Bei der Arbeit mit dem TFS hat ein Entwickler neben der Produktentwicklung zwei zusätzliche Aufgaben: die tägliche Aktualisierung des Feldes „Verbleibende Arbeit“ für alle laufenden Aufgaben und die Aktualisierung des Status dieser Aufgabe. In der Tat sind diese beiden Aufgaben die einzigen Handgriffe, die die Entwickler beim TFS zu erledigen haben. Dies bedeutet, dass alle Teammitglieder am Ende des Arbeitstages angeben müssen, wie viele Stunden bis zur Beendigung ihrer Aufgaben verbleiben. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, müssen sie ihren Status auf „Erledigt“ umändern. Danach wird der Arbeitsumfang eines bestimmten Entwicklers entsprechend verringert, und er wird in der „grünen“ Zone in Bezug auf die Zeit-Kapazität-Korrelation platziert. Das gesamte Team wird in der grünen Zone bleiben, wenn jedes Mitglied diese Korrelation ausbalanciert beibehält.

Der größte Vorteil des TFS für den Entwickler ist die leistungsstarke Code-Controlling-Plattform, die mit Microsoft Visual Studio integriert ist. Darüber hinaus bietet der TFS ein System für die Arbeit mit den Testfällen. Manchmal wird der Entwickler aber mit unerwarteten Schwierigkeiten konfrontiert. In diesem Fall hat er einen neuen, höheren Wert in dem Feld „Verbleibende Arbeit“ einzustellen.

Teamleiter und Projektmanager

Kontrolle ist die Hauptaufgabe sowohl des Teamleiters als auch des Projektmanagers. TFS enthält eine Reihe an Steuerungstools, die bei realen Projekten gut funktionieren. Eines davon ist auf der Abbildung 1 dargestellt. In dem gezeigten Fall war der Testingenieur überlastet, die gesamte Arbeitsaufteilung erforderte dringende Aufmerksamkeit und eine prompte Führungsentscheidung. Die Überwachung der Arbeitsauslastung jedes Teammitglieds und des gesamten Teams ist eine einfache Möglichkeit, den Entwicklungsstand zu verfolgen. Die Kapazitätskennlinien stehen immer auf der Sprint-Seite zur Verfügung, mit der roten Farbe sind die Aufgabenbereiche markiert, die Aufmerksamkeit erfordern.

Abbildung 1: Analyse der Teamkapazität zu Beginn des Sprints

Das Diagramm auf der Abbildung 2 zeigt die tatsächlichen Veränderungen in dem Arbeitsumfang und die für die Arbeitsleistung verfügbare Zeit (Kapazität) an. Die grüne Linie kennzeichnet die für die Entwicklung benötigte Stundenreduktion, und im blauen Bereich ist die verbleibende Arbeit für alle Aufgaben im Sprint zusammengefasst. Wenn die blaue Grenze die grüne Linie überschreitet, hat das Team die Frist nicht eingehalten. Wenn sich die blaue Grenze unterhalb der grünen Linie befindet, ist das Team in der „grünen“ Zone der ausbalancierten Zeit-Kapazität-Korrelation (Kapazität). Darüber hinaus lassen sich die Projekttendenzen anhand dieses Diagramms beobachten. Zum Beispiel kann die Darstellung der verbleibenden Arbeit im Diagramm näher an die Kapazitätsgrenze (grüne Linie) kommen, auch wenn das Team immer in der „grünen“ Zone und mit Aufgaben nicht überlastet ist. Dieser Trend sollte die Aufmerksamkeit des Managers auf sich ziehen, da es einige Schwierigkeiten geben kann, die die Teamarbeit blockieren. Es kann die Wahrscheinlichkeit bestehen, dass das Team bald nicht mehr nach dem Zeitplan arbeitet.

Abbildung 2: Burndown-Chart. Zeitlicher Verlauf der Veränderungen bei der verbleibenden Arbeitsauslastung

Es ist schwer, alle Berichtsarten voraussehen, die zu unterschiedlichen Projektphasen erforderlich sein könnten. TFS verfügt über ein ausgezeichnetes Werkzeug, mit dessen Hilfe Sie Berichte, Diagramme und Datenübersichten nach unterschiedlichen Kriterien erstellen können. Über die Query-Option können beliebige Daten zu den Aufgaben, User Stories oder anderen Elementen, die bearbeitet werden oder bereits abgeschlossen sind, eingesammelt werden. Anhand der gleichen Datenmenge können außerdem verschiedene Übersichtsdiagramme erstellt werden.

Zum Beispiel zeigt die Abbildung 3 drei Diagramme, die anhand der gleichen Datenmenge erzeugt wurden. Der Datensatz aus einer Abfrage hat eine Tabellenansicht und kann in den Registerkarten „Ergebnisse“ und „Editor“ geändert werden. Dadurch kann der Manager alle aktuellen Aktivitäten im Projekt analysieren, einschließlich der Arbeitsauslastung und der Aufgabenverteilung innerhalb des Teams, und vieles mehr tun, wenn er die entsprechenden Diagramme erstellt und die Datenauswahl vornimmt.

Abbildung 3: Diagramme der Datenabfragen nach Benutzern

Kunden, Vorgesetzte und andere Kontrollparteien

Die Transparenz der Prozesse und der Zwischenergebnisse sowie jederzeit verfügbare Informationen sind die Hauptmerkmale eines erfolgreich laufenden Geschäfts. Ab und zu kann es schwierig sein, die benötigten Daten unter allen Berichten, Listen und Dokumenten zu finden. Hier kommt der TFS mit seinen beinahe grenzenlosen Abfrageoptionen ins Spiel. Die Berechtigten mit dem Zugang zu dem Portal eines bestimmten Projekts können daher alle Auszüge und Berichte erzeugen, die sie benötigen. Beim TFS können Sie ein personalisiertes Dashboard mit den am häufigsten verwendeten Informationen und Diagrammen erstellen.

Auf der Abbildung 4 können Sie ein Dashboard-Muster mit mehreren Diagrammen sehen, die für die künftigen Arbeits- und Monitoring-Aktivitäten von Nutzen sein können. Dieses Dashboard enthält wesentliche Elemente, damit die Arbeitsauslastung im Team und einige statistische Daten angezeigt werden können. Das Dashboard kann durch zusätzliche Grafiken, Diagramme und Tabellen erweitert werden, je nach Projektanforderungen, Bedürfnissen und Kriterien, die regelmäßige Überwachung erfordern. Auf diese Weise können in einem Fenster der Projektübersicht alle aktuellen Informationen erscheinen, die für den Kunden von Interesse sein können. Wenn das Dashboard anhand der Entscheidungen des Managements oder der Projektspezifika erstellt wird, ist die ständige Suche nach Daten nicht vonnöten, da sie auf der Hauptseite des Projektes stehen. Dort können wir außerdem die Indikatoren finden, die die Notwendigkeit markieren, eine Entscheidung des Managements durchzusetzen, die Prozesse zu optimieren, das Team zu erweitern oder zu verkleinern.

Abbildung 4: TFS-Dashboard

Expertenkommentare zum TFS

Manager: Ich benutze die Aufgabenformatierung, um verfügbare Elemente zu sehen. Im TFS kann ein beliebiges Element optional markiert werden, ausgehend von meinen spezifischen Anforderungen, wie das Datum der ‚letzten Aktualisierung‘, die Abhängigkeiten, die Sperrung u.v.m. Darüber hinaus ist die MS-Excel-Integration beim TFS ein großer Vorteil für mich! Bei all dem kann ich mich auf andere Aufgaben konzentrieren.

Manager: TFS ist wirklich einfach zu bedienen! Ich mag das TFS-Scrum-Board, das für verteilte Teams äußerst nützlich ist. Ich kann alle Status-Updates sofort verfolgen. Alle Aufgaben sind schon da, und ihre Verwaltung ist so mühelos!

Technischer Leiter: TFS ist mein täglicher Begleiter. Ich benutze ihn zur Quellcodeverwaltung, zur Aufgabenverfolgung, als Code-Review-Tool, da die Möglichkeiten grenzenlos sind! TFS hilft mir dabei, die Aufgaben rechtzeitig zu erledigen und meine Fortschritte dem Kunden in einer übersichtlichen und transparenten Art und Weise zu präsentieren.

Entwickler:  Im TFS kann ich alle meine Aktivitäten einfach verfolgen und alle Informationen finden, die ich brauche. Wenn ich mit TFS arbeite, kann ich sicher sein, dass ich laut Zeitplan entwickle.

Mit Sicherheit reichen die drei Artikel nicht aus, um das ganze Potenzial des Team-Foundation-Servers aufzuzeigen. Dennoch reichen sie aus, um zu beweisen, dass der TFS ein sehr praktisches und effizientes Tool ist, das den Erwartungen der Benutzer gerecht wird. Über den TFS können alle Teilnehmenden den Entwicklungsprozess verwalten und den Projektfortschritt umfassend kontrollieren.

Zögern Sie nicht, mehr über den TFS zu erfahren, wenn Sie noch Fragen haben.