RPA Licensing Cost Optimization Guide [banner]
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Ein Leitfaden zur Optimierung der Lizenzkosten bei der RPA-Einführung

Hyperautomatisierung ist eine revolutionäre Strategie zur Automatisierung des IT-Betriebs und derzeit auf dem Vormarsch. In den letzten Jahren hat sich RPA (Robotergestützte Prozessautomatisierung) als Teil der Hyperautomatisierung von einem Nischenanbieter auf dem Markt zu einer Mainstream-Technologie entwickelt, die von Unternehmen zur Verbesserung der Effizienz ihrer täglichen Abläufe eingesetzt wird.

Laut einer Studie von Computer Economics stiegen die RPA-Einführungsraten von 12% im Jahr 2019 auf 20% im Jahr 2021. Außerdem investieren die Unternehmen weiterhin in RPA:

Entwicklung der RPA-Einführung und der Investitionsrate

Cloud-basierte RPA-Lösungen revolutionieren die Art und Weise, wie Unternehmen Aufgaben automatisieren und dabei die Kosten und die Komplexität ihrer Geschäftsabläufe reduzieren. Die Vorteile der robotergestützten Prozessautomatisierung liegen auf der Hand: Sie hilft Unternehmen, ihre Abläufe zu skalieren, die Produktivität zu verbessern und höhere Einnahmen zu erzielen. Die größten Herausforderungen für die breite Einführung von RPA waren jedoch die hohen Lizenzkosten - je nach Anbieter bis zu 30 % der Gesamtkosten für die Implementierung von RPA - sowie die Automatisierung der Häufigkeit und Dauer von Prozessen.

Um dieses kostspielige Dilemma zu vermeiden, müssen Unternehmen RPA auf eine Weise einführen, die die Auswirkungen auf die Lizenzgebühren minimiert. Dies wiederum führt zu einer besseren Erfolgsquote für die RPA, da die Budgetzuweisung zu den Hauptgründen gehört, die die Einführung von RPA erschweren:

Hindernisse für den Erfolg von RPA

In diesem Artikel werden sieben verschiedene Möglichkeiten vorgestellt, wie Unternehmen die Kosten für die RPA-Lizenzierung reduzieren können, was Ihnen helfen kann, fundierte Entscheidungen über die Investition in diese Technologie zu treffen.

7 Schritte zur Optimierung der RPA-Kosten

Unternehmen können das meiste aus ihren RPA-Implementierungsbudgets herausholen, wenn sie die Lizenzausgaben sorgfältig verwalten. Hier finden Sie sieben Möglichkeiten, diese Ausgaben zu minimieren und Ihre Rendite zu maximieren.

1. Reduzierung von Anfangsinvestitionen in Lizenzen

Einer der häufigsten Fehler, den Unternehmen bei der Einführung von RPA machen, ist der Kauf zu vieler Lizenzen auf einmal. Auf diese Weise versuchen viele Unternehmen, ihre gesamten Arbeitsabläufe abzudecken, was kurzfristig von Vorteil sein kann, was aber die Reduzierung der Anfangsinvestitionen behindert. Stattdessen ist es besser, mit einer sorgfältig kalkulierten Anzahl von Lizenzen zu beginnen, die auf den Bedürfnissen des Unternehmens und dem Implementierungsfahrplan basieren. Auf diese Weise können Organisationen ihre Kosten niedrig halten und haben dennoch die Möglichkeit, ihr Programm nach Bedarf zu skalieren.

Es gibt eine Vielzahl von Lizenzierungsoptionen für RPA-Software. Daher ist es wichtig, sich zu informieren und herauszufinden, welche für Ihr Unternehmen ideal ist. Einige Anbieter bieten eine Lizenzierung pro Benutzer an, während andere auf Abonnements basierende Preismodelle verwenden. 

Wenn Sie zu Beginn nicht genau wissen, wie viele Lizenzen Sie benötigen, wenden Sie sich an einen vertrauenswürdigen Dienstleister, der Ihnen eine genaue Schätzung geben kann. Infopulse bietet zum Beispiel ein spezielles RPA-Servicepaket "Basic Consulting and Advisory Services" an, das Sie bei der gesamten Projektkalkulation unterstützen soll.

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Nutzen Sie RPA

Ein typisches Beispiel. Die RPA-Implementierung für eine große skandinavische Stadtverwaltung ermöglichte die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben und die fehlerfreie Migration von Daten aus den zahlreichen Altsystemen der drei Stadtverwaltungen. Das Team erzielte beachtliche Ergebnisse für den Kunden, einschließlich Kostensenkungen beim ursprünglichen Projektbudget und bei der UiPath-Softwarelizenzierung als Folge der erfolgreich erbrachten RPA-Dienste.

2. Nutzung des Modells "Abrechnung nach Aufwand" (Pay as you go)

Ziehen Sie eine gehostete Lösung für Ihre RPA-Anforderungen in Betracht: Sie bieten eine Abrechnung nach Aufwand, die flexibler und kostengünstiger sein kann als herkömmliche Lizenzmodelle.

Das Modell der Abrechnung nach Aufwand ist eine Strategie, die aufwandsabhängige Preise verwendet. Das Konzept ermöglicht es Ihnen, RPA-Dienste nach Bedarf zu erwerben, im Gegensatz zum Kauf einer großen Menge von Diensten im Voraus, ohne sicher zu sein, dass diese auch genutzt werden. Diese Strategie verringert den Aufwand für die Beschaffung von Lizenzen und erleichtert die Aufteilung der damit verbundenen Kosten auf verschiedene Abteilungen. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, die Vorlaufkosten für den Einsatz von RPA zu senken.

3. Prüfung Ihrer verfügbaren Lizenzen

Bei der Lizenzierung von RPA stellt sich manchmal nicht die Frage, wie viel Sie benötigen, sondern ob Sie bereits über Lizenzen verfügen.

Wenn Sie eine RPA-Strategie planen, sollten Sie daher als Erstes Ihre Lizenzierung überprüfen. Ist Ihr Unternehmen bereits für RPA lizenziert? Gibt es RPA-Plattformen, die als Teil der digitalen Plattform Ihres derzeitigen Anbieters verfügbar sind? Wenn ja, können Sie bei den RPA-Lizenzkosten sparen, indem Sie die bereits in Ihrer Plattform verfügbaren Lösungen nutzen.

Wenn Sie zum Beispiel das Microsoft Enterprise Agreement unterzeichnet haben, prüfen Sie, was in Ihrer Lizenz enthalten ist. Auf diese Weise optimieren Sie Ihr Lösungsportfolio. Es besteht immer die Gefahr, dass Sie am Ende etwas Ähnliches von einem anderen Anbieter kaufen, anstatt das zu nutzen, was Sie bereits haben.

Angesichts der geschätzten Verschwendung von 23 % bei den SaaS-Ausgaben ist der Aufbau einer effektiven Lizenzposition (Effective License Position, ELP) für intelligente Softwareausgaben unerlässlich. Angesichts der sich weiterentwickelnden Software Asset Management (SAM)-Praktiken, die Unternehmen dabei helfen, ihre Investitionen in Softwarelizenzen zu optimieren, überarbeitet derzeit mehr als die Hälfte der Unternehmen ihre Bestände und Lizenzpositionen. Daher ist die Wiederverwendung von Lizenzen ein wichtiger Bereich, in dem die Unternehmen Einsparungen erzielen konnten.

Schlüsselbereiche zur Kostenoptimierung

4. Berücksichtig der optimalen Anzahl an Bots und Neuzuweisung, um mehr Aufgaben abzudecken

Bot-Optimierungsprozess
How to Optimize Bots Usage

Derzeit besteht die Realität von RPA darin, dass Unternehmen ihre Bots lediglich lizenzieren können, anstatt sie zu beschäftigen.

Wenn Sie die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) für Ihre RPA-Bereitstellung senken möchten, sollten Sie diese Tipps beachten:

  • Optimieren Sie die Anzahl Ihrer Bots. Die Bestimmung einer geeigneten Anzahl von Bots basiert im Allgemeinen auf dem Volumen und der Komplexität Ihrer Prozesse sowie auf historischen Daten darüber, wie viele Aufgaben jeder Bot pro Tag erledigen kann. Sie werden mit verschiedenen Bot-Zahlen experimentieren müssen, bis Sie das beste Gleichgewicht zwischen Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen gefunden haben.
  • Neuzuweisung von Bots nach Bedarf. Wenn ein Bot einer Aufgabe zugewiesen wurde, die nicht mehr benötigt wird, kann er einer anderen Aufgabe zugewiesen oder sogar ganz außer Dienst gestellt werden. Dies trägt zur Eindämmung der Lizenzkosten bei, indem sichergestellt wird, dass alle Ressourcen jederzeit effizient genutzt werden, während Sie gleichzeitig die Möglichkeit haben, bei Bedarf zu skalieren, ohne übermäßige Kosten durch ungenutzte Lizenzen oder überlastete Bots zu haben.

Ein typisches Beispiel. Der Kunde, ein europaweit führender Anbieter von Sicherheitslösungen, schloss sich mit Infopulse zusammen, um sein Know-how im Bereich der Roboterautomatisierung zu erweitern und die Vorteile einer innovativen RPA-Lösung zu nutzen. Wir stellten eine hochmoderne RPA-Lösung auf der Basis von UiPath bereit, die die betriebliche Effizienz unseres Kunden verbesserte, Zeit und Ressourcen freisetzte, die zuvor für langweilige, sich wiederholende Aufgaben aufgewendet wurden, und es ihm ermöglichte, seine Aufmerksamkeit auf strategisch wichtigere Aufgaben zu richten.

5. Bewertung, welche Prozesse automatisiert werden müssen

Die Verwaltung der Lizenzkosten für RPA-Tools kann eine Herausforderung sein. Normalerweise ist es schwierig, zu Beginn eines Projekts vorherzusagen, wie viel RPA-Software kosten wird. Und noch schwieriger ist es, zu wissen, wie viel Sie durch die Anschaffung von RPA langfristig sparen werden. Bis 2024 wird erwartet, dass die Kombination von Hyper-Automatisierungstechnologien und veränderten Betriebsabläufen die Betriebskosten um 30 % senken wird. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie von Anfang an kluge Entscheidungen über die Einrichtung Ihrer Lizenz treffen.

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Es ist wichtig, die richtigen Verfahren auszuwählen, vor allem zu Beginn, und einen schnellen Return on Investment zu erzielen. Die Wahl der falschen Ausgangsprozesse könnte die Automatisierungsinitiative verlangsamen oder sogar stoppen.
Nandan Mullakara
Strategischer Berater für intelligente Automatisierung | RPA | AI

Tatsächlich zeigen Untersuchungen, dass sich hochvolumige und sich wiederholende Aufgaben eher für RPA eignen als seltene und niedrigvolumige Prozesse.

Der Grund dafür ist, dass Robotersysteme Aufgaben mit hohem Volumen und sich wiederholenden Aufgaben mit weniger menschlichen Eingriffen erledigen können als Aufgaben, die nur selten vorkommen oder ein geringes Volumen haben. Infolgedessen können Roboter große Datenmengen ohne Unterbrechung ordnungsgemäß verwalten, was im Laufe der Zeit sowohl Zeit als auch Ressourcen spart.

Die für RPA am besten geeigneten Prozesstypen

6. Überwachung der RPA-Nutzung

Monitoren Sie Ihre RPA-Nutzung in Echtzeit, um zu sehen, wie effektiv die vorhandenen Lizenzen genutzt werden und wo sie noch eingesetzt werden können. Es kommt vor, dass eine Lizenz jemandem zugewiesen wird, der sie nicht nutzt. Dies kann im Rahmen des Monitorings aufgedeckt werden. So erfahren Sie, welche Arten von Genehmigungen erforderlich sein könnten und wie Sie Ihre Ressourcen effizient einsetzen können.

Es gibt zwei Hauptarten des Monitorings, die durchgeführt werden können: Leistungsverfolgung und Lizenzprüfung. Bei der Leistungsverfolgung wird überwacht, wie die Mitarbeiter lizenzierte Software nutzen, während bei der Lizenzprüfung die Nutzung bestimmter lizenzierter Software innerhalb eines Projekts oder einer Organisation kontrolliert wird.

7. Vermeidung des Einsatzes unterschiedlicher Technologien

Im Jahr 2022 gaben 40 % der Unternehmen an, mehrere RPA-Plattformen zu verwenden, obwohl es besser wäre, Ihre Prozesse mit einer einzigen Technologie zu automatisieren. Wenn Sie sich für eine Automatisierung entscheiden, müssen Sie Ihre Prozesse nicht auf mehrere Plattformen (wie Microsoft, UiPath, Blue Prism usw.) aufteilen. Letztlich wird es schwierig sein, all diese Lösungen zu unterstützen.

Im Verlauf der Automatisierung Ihrer Unternehmensabläufe ist es auch möglich, stark miteinander verknüpfte Prozesse zu identifizieren und folglich die Automatisierung zu skalieren, um diese abzudecken. Dies wird effektiver durchgeführt, wenn eine einzige Technologie eingesetzt wird.

Ein typisches Beispiel. Für unseren Kunden HNS, eine führende Institution des Gesundheitswesens, konnten wir eine innovative RPA-Lösung bereitstellen, die auch für andere regionale Einrichtungen skaliert werden kann und so zur digitalen Transformation des gesamten Gesundheitswesens des Landes beiträgt.

Abschließende Überlegungen

RPA ist eine der wichtigsten Technologien unserer Zeit, die Unternehmen hilft, effizienter und produktiver zu werden. Wie viele andere Technologien hat auch RPA ihren Preis. Die Auswahl eines Anbieters, der den Anforderungen des Unternehmens entspricht, ist ein sehr wichtiger Punkt bei der Unternehmensautomatisierung. Leider kann dies für viele Organisationen, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, ein Hindernis darstellen.

Daher ist es für eine reibungslose Einführung von RPA entscheidend, einen vertrauenswürdigen IT-Partner zu finden, der eine Erfolgsbilanz vorweisen kann.

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Über den Autor

Anastasiia Zhdanova has over 12 years of professional experience in management, cooperating with clients, partners, and supporting operations. Her expertise covers client relations, commercial management, brand representation, and more. At Infopulse, Anastasiia leads the RPA service line, including initial project management, building partnership, and coordinating the pre-sales process.
Anastasiia Zhdanova

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