So definieren Sie Ihren Automatisierungsgrad

Im Jahr 2023, 80 % der Unternehmen die von Gartner befragt wurden, planen, ihre Ausgaben für Hyperautomatisierung zu erhöhen oder beizubehalten. Führungskräfte sind geneigt, mehr Nutzen aus der. Automatisierung zu ziehen: 

• Verstärkte Automatisierung von Arbeitsabläufen
• Skalierbare Implementierung
• Geringere Betriebskosten
• Höhere Produktivität des Personals
• Kürzere Markteinführungszeit für neue Produkte
• Verbesserter Kundendienst

Neue Low-Code-Automatisierungslösungen wie Power-Plattform senken die Einstiegshürde für die Erstanwendung erheblich und ermöglichen es Unternehmen, den potenziellen Wert der Automatisierung zu testen, bevor sie in komplexere intelligente Prozessautomatisierungsszenarien.  

Allerdings ist die Automatisierung noch weit davon entfernt, eine „Mainstream“-Lösung zu sein. Obwohl 92 % der Führungskräfte „Automatisierung“ als wesentliches Element ihrer Strategie für die digitale Transformation nennen, gaben nur 12 % an, dass sie die Prozessautomatisierung wie geplant bis 2022 umgesetzt haben, so eine Camudas Umfrage.  

Auch die Akzeptanz von Automatisierungsdiensten und -lösungen ist bei kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie bei Großunternehmen sehr unterschiedlich. Bestehende Technologien und Prozesse stehen einer breiten Einführung oft im Weg, gefolgt von finanziellen Problemen und einer geringen Priorisierung von Automatisierungsinitiativen im Vergleich zu anderen Initiativen zur digitalen Transformation.

Wenn Sie die Prozessautomatisierung beschleunigen möchten, sollten Sie zunächst den Automatisierungsgrad Ihres Unternehmens bewerten.

Stufen des Hyperautomatisierungsprogramms 

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Stufe 1: Proof of Concept

Ziel dieser Phase ist es, die anfängliche Trägheit und die Zweifel an der Einführung zu bekämpfen. Ihr Hauptziel ist es, den Wert zu beweisen, den Low-Code und RPA-Lösungen für Ihr Unternehmen bringen können, zu beweisen und sowohl bei den Endnutzern (Anwendern) als auch bei den Projektsponsoren (Stakeholdern des Unternehmens) für eine starke Zustimmung zu sorgen.  

In der Regel handelt es sich bei der PoC-Phase um einen „Probelauf“ innerhalb einer Abteilung, in der weniger als vier Software-Roboter eingesetzt werden. Es ist hilfreich, Prozesse und Anwendungsfälle auszuwählen, die relativ einfach sind und bei denen Sie mit geringem Kostenaufwand sinnvolle Ergebnisse erzielen können.

Zum Beispiel:

• IT-Dienstleistungsmanagement
• Helpdesk-Unterstützung
• Personalverwaltung und Lohnbuchhaltung
• Buchhaltung und Finanzen

Beispiel: Infopulse half einem skandinavischen Öl- und Gasunternehmen bei der Implementierung einer RPA-Lösung zur Automatisierung des Workflows der monatlichen Finanzberichterstattung. Mit dem neuen System spart das Unternehmen für jeden Mitarbeiter über 12 Wochen pro Jahr an produktiver Zeit und reduziert die Fehlerquote und die Gemeinkosten für die Erstellung dieser Berichte.  

Sprechen Sie mit Ihren Teams über ihre Probleme in bestimmten Prozessen, und setzen Sie dann Prioritäten für die Implementierung ausgewählter Anwendungsfälle.

Erfahren Sie mehr über andere vielversprechende Automatisierungs-Anwendungsfälle für Unternehmen.

Nach unserer Erfahrung als RPA-Beratung & Entwicklungspartner können Unternehmen die Automatisierung bestimmter Prozesse innerhalb weniger Wochen umsetzen, insbesondere mit der Microsoft Power Automate-Technologie, um das Potenzial zu beweisen und das Programm auf weitere Arbeitsabläufe und Abteilungen auszuweiten.  

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Wie man in dieser Phase erfolgreich ist

Um eine solide Grundlage für Ihre Automatisierungsstrategie zu schaffen, sollten die Unternehmensleiter:

• Legen Sie für jedes Pilotprojekt klare Unternehmensziele fest (z. B. Verringerung der Fehlerzahl, schnellere Prozessausführung, Einsparung von Arbeitsstunden usw.).
• Implementieren Sie PoCs für 3-4 Prozesse mit geringem bis mittlerem Schwierigkeitsgrad. Einbeziehung von Prozessen aus verschiedenen Abteilungen (Interessengruppen) mit einer Mischung aus verschiedenen Zielen, um die Durchführbarkeit zu testen.
• Konzentrieren Sie sich auf Geschäftsergebnisse und nicht auf Technologien. Sie müssen nicht nach „hochmodernen“ Lösungen streben, insbesondere in Bereichen, in denen Low-Code-Tools und einfache Software-Roboter einen gleichwertigen Nutzen bringen können.

Die nächsten Schritte auf Ihrem Weg zur Automatisierung

• Führen Sie ein Benchmarking der Effizienz von automatisierten Prozessen im Vergleich zu manuellen Ansätzen durch, um den Wert zu quantifizieren.
• Messen Sie die Leistung des automatisierten Prozesses anhand der ursprünglichen Anforderungen. Konzentration auf die Ermittlung von Möglichkeiten für weitere Verbesserungen.
• Erstellen Sie einen Rückstand für die anschließende Automatisierung von Arbeitsabläufen. Setzen Sie Prioritäten für verschiedene Optionen, indem Sie die angestrebten Auswirkungen abschätzen.

Stufe 2: Validierung

Nach einer Reihe erfolgreicher PoCs verlagern Sie den Schwerpunkt auf die Automatisierung mehrerer Prozesse innerhalb eines einzelnen Geschäftsbereichs. Diese Phase kann in der Regel zwischen 3 und 6 Monaten dauern. Ihr Hauptziel besteht darin, die früheren Ergebnisse zu validieren und das künftige Potenzial einer breit angelegten Einführung aufzuzeigen.

Das Konzept der Automatisierung setzt eine durchgängige Prozessautomatisierung für eine gesamte Unternehmensfunktion voraus. Solche Szenarien sind in der Tat bereits Realität. Als Infopulse die Zusammenarbeit mit einem nordischen Bauunternehmen begann, wurden dessen Kundenbetreuung und Back-Office-Prozesse größtenteils manuell durchgeführt, was einen hohen Personalaufwand erforderte.  

Unser Team hat erfolgreich 98 % der Geschäftsprozesse des Unternehmens für die Rechnungserstellung, die Bearbeitung von Kundenanfragen, das Schadenmanagement und die Aufgabenverwaltung automatisiert. Jeder Kundenfall wird nun dreimal schneller bearbeitet, und die neue RPA-Lösung spart den Teams jeden Monat über 800 Stunden.

In diesem speziellen Fall konzentrierten wir uns auf die Automatisierung von Prozessen aus verschiedenen Abteilungen, um das Bewusstsein für RPA im gesamten Unternehmen zu stärken. Je mehr Menschen die Vorteile der Automatisierung erfahren, desto weniger Trägheit und interne Widerstände müssen die Projektleiter überwinden. Ein solcher Ansatz macht auch mehrere Unternehmensleiter für den Projekterfolg verantwortlich und sorgt dafür, dass sie sich stärker an der Entdeckung neuer potenzieller Anwendungsfälle für die Automatisierungspipeline beteiligen.

Fallbeispiel

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18 auftragskritische Geschäftsprozesse automatisiert

Allerdings ist keine Automatisierungsstrategie gleich. Jedes Unternehmen muss die optimalen Ansätze bestimmen, die zu seiner Organisationsstruktur, seinem Führungsmodell, seinem Technologieportfolio und seinen Risikomanagementansätzen passen.

Wie man in dieser Phase erfolgreich ist 

• Experimentieren Sie mit verschiedenen Prozesstypen, um die früheren Ergebnisse zu validieren und die Durchführbarkeit und das Potenzial einer breit angelegten Einführung für mehrere Geschäftsfunktionen zu bewerten.
• Gehen Sie gegen Widerstände gegen Veränderungen vor. Konzentrieren Sie Ihre Bemühungen auf die Durchführung von effektivem Veränderungsmanagement: Aufklärung der Mitarbeiter über den Wert der neuen Lösungen und die Bedeutung der genannten Veränderungen. Einführung von Feedbackschleifen und Schulungen, um bestehende Bedenken und Widerstände auszuräumen.
• Prüfen Sie die Möglichkeiten zur Skalierung bestehender Lösungen. Achten Sie insbesondere auf die Automatisierung zusätzlicher Schritte innerhalb der gleichen Arbeitsabläufe und evaluieren Sie komplexere Automatisierungsszenarien, die Änderungen an bestehenden Technologien erfordern.

Die nächsten Schritte auf Ihrem Weg zur Automatisierung 

• Analysieren und dokumentieren Sie alle Ergebnisse. Erstellung einer klaren Dokumentation für alle automatisierten Prozesse, einschließlich der Kriterien für die Prozessauswahl, die Einrichtung der Infrastruktur, bewährte Sicherheitsverfahren und die Verwaltung des Lebenszyklus von Anwendungen.
• Überprüfen Sie Ihre ursprünglichen Automatisierungsziele. Stellen Sie fest, welche Optionen noch Bestand haben und in welchen Bereichen die Automatisierung nicht die erwarteten Ergebnisse gebracht hat. Untersuchen Sie mögliche Fehlerursachen. Beziehen Sie die gewonnenen Erkenntnisse in die neuen Zielsetzungen ein.
• Erstellen Sie eine umfassende Prozesspipeline entsprechend den überarbeiteten Zielen. Vereinbaren Sie die Vorgehensweise(n) für die Lieferung/Implementierung und die Zeitpläne für die verschiedenen Anwendungsfälle. Führen Sie Metriken ein, zur Erfassung des Nutzens und einer umfassenderen Berichterstattung.

Stufe 3: Ausbau

Die beiden vorangegangenen Phasen der Automatisierungseinführung werden hauptsächlich von der Frage „Was kann automatisiert werden?“ bestimmt. Ein ausgereifterer Ansatz ist jedoch die Überlegung „Was sollte automatisiert werden?“.

Im Durchschnitt haben Unternehmen über mehr als 1.000 Szenarien zur Geschäftsumgestaltung identifiziert, die aber aufgrund begrenzter Ressourcen unbearbeitet bleiben. Die meisten Führungskräfte konzentrieren sich auf die Automatisierung der oberen 20 Prozent der Prozesse, die den größten Nutzen für ihr Unternehmen bringen. Die verbleibenden 80 % der weitgehend manuellen Prozesse erfordern jedoch die meisten Humanressourcen, was zu einer geringen Produktivität der Mitarbeiter führt.  

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Wir empfehlen daher, sich auf die Ermittlung der besten Kandidaten für die Automatisierung zu konzentrieren. Engagieren Sie mehr Business-Analysten, um geschäftskritische Automatisierungsszenarien zu identifizieren, die dann dokumentiert und in die Entwicklungspipeline aufgenommen werden.

Um die rechtzeitige Ermittlung und Bereitstellung neuer Lösungen zu gewährleisten, ist ein effizientes Management von entscheidender Bedeutung. Richten Sie ein Kompetenzzentrum für Automatisierung (CoE) ein, das sich auf die Bereitstellung von Lösungen mit hohem ROI konzentriert, die vollständig codiert sind. Identifizieren Sie Führungskräfte, die die Entwicklung von Bürgern auf Team-/Abteilungsebene fördern könnten, um einfachere, weniger komplexe, personalisierte Prozesse mit Power Platform zu automatisieren.

Legen Sie eine klare Eigentümerstruktur für die verschiedenen Automatisierungslösungen fest, gepaart mit einem Wartungsplan. Um langfristige Vorteile zu erzielen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre RPA-Lösungen auf der optimalen Lizenz basieren, zeitnah aktualisiert und bei jeder Änderung der zugrunde liegenden Systeme verbessert werden.

Wie man in dieser Phase erfolgreich ist

• Richten Sie ein Kompetenzzentrum: eine spezielle Einheit, die für die Identifizierung, Entwicklung, Prüfung und Wartung verschiedener Automatisierungsszenarien verantwortlich ist. Es ist auch eine gute Praxis, ein zentrales Code-Repository für verschiedene Automatisierungsszenarien einzurichten, um die Wiederverwendbarkeit zu fördern.
• Stärken Sie die Managementprozesse. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten mit dem vorgesehenen Fahrplan einverstanden und in den Umsetzungsprozess eingebunden sind. Führen Sie ein formelles Verfahren zur Bewertung verschiedener Prozesse für die Automatisierung. Schätzen Sie die Kosten und die Ressourcenzuweisung für verschiedene Projekte; weisen Sie Verantwortlichkeiten und Erfolgskennzahlen zu.
• Befähigen Sie die Geschäftsanwender. Ohne eine starke Beteiligung der Geschäftsanwender wird ein Großteil des Automatisierungspotenzials ungenutzt bleiben. Arbeiten Sie mit Ihren Teams zusammen, um herauszufinden, in welchen Fällen die Automatisierung für einzelne Benutzer von Vorteil sein kann, und stellen Sie ihnen Low-Code-Tools und Schulungen zur Verfügung, um solche Initiativen durchzuführen. Stellen Sie kleinere, kosteneffiziente Automatisierungslösungen durch die Förderung einer Task Force von Bürgerentwicklern ein.

Die nächsten Schritte auf Ihrem Weg zur Automatisierung

• Erforschen Sie zusätzliche Technologien, um Ihre Automatisierung voranzutreiben. Bewältigung komplexerer Szenarien, bei denen Low-Code- und regelbasierte RPA-Software derzeit versagt. Identifizieren Sie Bereiche, in denen intelligente Automatisierung (IA) auf der Grundlage von Algorithmen des maschinellen Lernens zur Durchführung von Aufgaben eingesetzt werden kann, die bedingte Logik und Analysen erfordern. Evaluieren Sie zusätzliche Technologien wie intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), optische Zeichenerkennung (OCR) und Vrarbeitung natürlicher Sprache (NLP) für zusätzliche Anwendungsfälle.
• Investieren Sie in die Fortbildung Ihrer Mitarbeiter. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Kenntnisse in der Entwicklung, aber die Mitarbeiter müssen über ausreichende digitale Fähigkeiten verfügen, um auf die ihnen zur Verfügung stehenden Automatisierungslösungen zugreifen und diese nutzen und anpassen zu können.
• Zeichnen Sie den Risikoradar auf. Bewerten und kommunizieren Sie Compliance-Anforderungen für verschiedene Gruppen von Automatisierungslösungen. Stellen Sie sicher dass alle bereitgestellten Lösungen über angemessene Identitäts- und Zugriffsverwaltungsrichtlinien (IAM) verfügen und gegen gängige Cyber-Bedrohungen geschützt sind.

Stufe 4: Skalierung

Die letzte Stufe unserer Bewertung des Automatisierungsgrads ist die skalierbare Bereitstellung über mehrere Geschäftseinheiten, Funktionen und Niederlassungen hinweg.

Neue Automatisierungslösungen werden von uns effektiv bereitgestellt:

• Ein CoE, das die am besten geeigneten Automatisierungstechnologien und -ansätze für zugelassene Kandidaten auswählt und eine effektive Anwendungspflege sicherstellt.
• Kleinere, private Entwicklungsgruppen, die auf Teamebene arbeiten und Bottom-up-Initiativen für kleinere, einfachere Prozesse in Angriff nehmen.

EJede Einheit verfügt über klare Richtlinien für die Bereitstellung, den Einsatz und die Wartung der erstellten Lösungen auf der Grundlage der ermittelten Compliance- und Sicherheitsanforderungen.

Hier sehen Sie, wie die Einführung der skalierten Automatisierung in der Praxis aussieht. Heilbrigðisstofnun Norðurlands (HSN), die größte nationale Gesundheitseinrichtung in Island, hatte einen Fehlstart auf ihrer RPA-Reise. Sie begannen mit einem regelbasierten RPA-System und automatisierten erfolgreich eine Reihe von internen Prozessen. Die überhöhten Lizenzkosten, gepaart mit den Einschränkungen der Lösung, bremsten jedoch die Automatisierungsbemühungen von HSN.

Die Berater von Infopulse Automation  standen bereit, um die Einführung zu erleichtern. Auf der Grundlage des Audits entschieden wir uns für eine alternative RPA-Technologie und wählten neue Anwendungsfälle in der Personalabteilung für einen Piloteinsatz aus.  

Da HSN mit den Fähigkeiten der neuen Lösung und den PoC-Ergebnissen zufrieden war, gab es grünes Licht für eine erweiterte Bereitstellung. Derzeit hat das Unternehmen mehr als 20 Personal- und Finanzprozesse erfolgreich automatisiert, und 50 neue Kandidaten sind bereits in der Pipeline.

Skalierbarkeit ist das, was RPA von anderen Lösungen unterscheidet. Die entwickelte Lösung fungiert als „Marktplatz“ für automatisierte Arbeitsabläufe, der von jeder isländischen Gesundheitseinrichtung leicht übernommen werden kann.

Erstellung einer Automatisierungs-Roadmap für Ihr Unternehmen

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Die Automatisierung ist eine fortlaufende Reise und nicht ein festes Ziel. Nutzen Sie Ihre Unternehmensziele als Leuchttürme, um die besten Kandidaten für die Automatisierung zu finden. Korrigieren Sie Ihre Pläne, indem Sie die Ergebnisse der Pilotprojekte analysieren und sie mit den ursprünglichen Anforderungen vergleichen.

Gehen Sie von einfacheren zu komplexeren Anwendungsfällen über, indem Sie verschiedene Automatisierungstechnologien ausprobieren und die Opportunitätskosten für jede Technologie bewerten. Schaffen Sie effektive Veränderungsprozesse, um die Trägheit des Unternehmens und die anfängliche Zurückhaltung der Mitarbeiter bei der Erkundung des gesamten Spektrums der Automatisierungsmöglichkeiten zu bekämpfen.