Ein Handbuch zur Power BI-Migration: 5 Stufen, die zu beachten sind

 
Hier kommt Power BI von Microsoft ins Spiel. Power BI ist die Plattform der Wahl, ganz gleich, ob Sie gerade erst planen, Analysen in Ihr Unternehmen zu integrieren, oder ob Sie sich entschieden haben, eine bestehende Business Intelligence-Plattform zu verstärken.

Die Marktanalyse zeigt, dass Microsoft Power BI eines der beliebtesten Business-Intelligence-Produkte ist - zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels nutzen es 14 % der Befragten, um damit ihre Vertriebs- und Marketingziele zu erreichen.

Marktanteil von Business-Intelligent-Produkten

    

Darüber hinaus wurde Power BI zum 15. Mal in Folge als führend im Gartner Magic Quadrant 2022 eingestuft.  
 
Warum ist diese Plattform die erste Wahl? Lesen Sie dieses Power BI-Handbuch, um sich über die wichtigsten Vorteile der Plattform und die besten Implementierungsmethoden zu informieren.  

Warum migrieren? Die wichtigsten Vorteile von Power BI

Flexible Systemintegration

Microsoft Power BI basiert auf der Azure-Cloud, die - neben Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit - für ihre Flexibilität bekannt ist.  

Das bedeutet, Sie können die Plattform problemlos mit Excel, Microsoft Teams und anderen Lösungen verbinden. Erweiterte BI-Berichte können nicht nur in Microsoft Azure-Cloud-Lösungen integriert werden, sondern auch in andere Cloud Data Warehouses, lokale Datenbanken und Systeme von Drittanbietern.  

Modernste Visualisierung

Die Analysefunktionen, die Power BI bietet, sind dank der Low-Code- bis No-Code-Funktionen für die Mitarbeitenden leicht zugänglich. Und mit Self-Service-Analysen können die Entscheidungsträger viel schneller richtungsweisende Entscheidungen treffen.

Darüber hinaus wird Power BI Desktop einmal im Monat aktualisiert, um sowohl kleinere als auch größere Änderungen in den Bereichen Datenkonnektivität, Modellierung, Reporting und Visualisierung vorzunehmen sowie Verbesserungen bei der Fehlerbehebung, dem Support, der Infrastrukturleistung und mehr einzuführen. Microsoft berücksichtigt auch das Feedback der Benutzer zur Verbesserung der Visualisierung und ermöglicht es ihnen, Berichte und Dashboards nach bestimmten Metriken zu filtern, Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen und Updates für neue Filteranforderungen zu erhalten.

Ein typisches Beispiel: Infopulse unterstützte einen großen internationalen Lebensmittel- und Agrartechnologiekonzern, zu dem über 30 Unternehmen gehören, bei der Umstellung seiner Getreidebilanzberechnungen mit Power BI. So konnten die Nutzer auf jede Berechnung und jede Version davon zugreifen, um die Daten zu analysieren, zu prüfen, zu filtern, zu vergleichen und anzupassen. Dadurch konnten die Unternehmen die Arbeitsabläufe bei der Getreideernte, dem Transport, der Lagerung und der Messung optimieren und so die gesamte landwirtschaftliche Produktivität auf ein neues Niveau bringen.  

Fallbeispiel

Mehr als 100 Berechnungsszenarien in einer kundenspezifischen Analyselösung

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Kosteneffektivität

Die Power BI-Plattform kann als kostenlose Demoversion heruntergeladen werden. Die monatlichen Abonnements variieren zwischen 10 und 20 US-Dollar, je nachdem, ob Sie Premiumfunktionen für Big Data und KI freischalten möchten.

Trotz des bescheidenen Preises ist der Service von höchster Qualität. Ein solch günstiges Verhältnis von Kosten und Qualität führt wiederum zu einer Optimierung der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO).

Datenzugriff in Echtzeit

Sobald die Daten in das System eingespeist sind, werden sie in interaktive Grafiken und Dashboards umgewandelt, wodurch Sie sie in Echtzeit verarbeiten und analysieren können. Diese beeindruckende Geschwindigkeit bei der Datenverarbeitung und -aktualisierung verschafft Ihnen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil - nicht nur bei der Gewinnung wertvoller Erkenntnisse, sondern auch bei der schnellen Lösung von Problemen, der Identifizierung künftiger Chancen und der effizienten Handhabung zeitkritischer Daten.

Zugriff von überall, jederzeit und mit jedem Gerät

Mit einer zuverlässigen Internetverbindung können Sie im Büro, bei einer Kundenbesprechung, von zu Hause oder sogar unterwegs mit Daten arbeiten. Sie können Ihre Daten nämlich auf der mobilen App Ihrer Wahl mitnehmen - egal ob iOS, Android oder Windows. Alle Visualisierungen sind für kleinere Bildschirme optimiert und können auch von technisch nicht versierten Nutzern leicht aufgerufen werden.

Effektive Zusammenarbeit

Power BI bietet moderne Kollaborationsfunktionen für effektive Zusammenarbeit im Team. Alle Dashboards können innerhalb eines Arbeitsbereichs gemeinsam genutzt werden, d. h. die Mitarbeitenden können gemeinsam und gleichzeitig an denselben Berichten arbeiten.

Darüber hinaus werden alle Nutzer sofort benachrichtigt, wenn ein neuer Bericht erstellt wird, und können ihn sofort abrufen, egal ob über die Plattform selbst, einen in eine externe Website eingebetteten Link oder über Outlook.  

Absolut zuverlässige Datensicherheit

Datenschutz ist das "Must-have aller Must-haves" in jedem Unternehmen und seine Bedeutung wächst exponentiell, wenn es um sensible Daten über Angestellte, Umsätze, interne Strategien, Know-how und mehr geht.

Die Power BI-Plattform setzt auf umfassende Cloud-basierte Sicherheit und schützt die ausgehende Konnektivität mittels Azure VNet-Konnektivität. Zu den weiteren branchenführenden Datensicherheitsfunktionen gehören Sensitivitätskennzeichnung, End-to-End-Verschlüsselung und Zugriffsüberwachung in Echtzeit.

Fünf Stufen der Power BI-Migration: Unser umfassendes Handbuch

Wenn Sie sich bereits für die Migration Ihrer Datenbestände von Ihrer alten Plattform zu Microsoft Power BI entschieden haben, finden Sie hier einen Plan zur Durchführung der Migration.

Migration von BI-Assets zu Power BI

Bevor Sie mit den fünf entscheidenden Stufen der Migration fortfahren, müssen Sie unbedingt die Schritte vor der Migration durchführen:

• Kosten-Nutzen-Analyse und -Bewertung
• Identifizierung von Stakeholdern und Unterstützung durch Führungskräfte
• Erstellung eines ersten Governance-Modells
• Planung der Bereitstellung
• Einrichtung der ersten Architektur
• Identifizierung von Erfolgskriterien für die Migration
• Erstellung eines Bestandsverzeichnisses der vorhandenen Berichte
• Implementierung der Teilautomatisierung

Sobald diese ersten Schritte durchgeführt wurden, können Sie mit den folgenden Stufen der eigentlichen Migration fortfahren.

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Stufe 1: Anforderungserhebung und Festlegung von Prioritäten

Diese Stufe ist selbsterklärend. Es handelt sich um einen iterativen Prozess, bei dem Anforderungen zusammengetragen und für die künftige Migration priorisiert werden. Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick über den Zustand der vorhandenen BI-Elemente und können analysieren, welche Elemente in der neuen Power BI-Plattform geändert oder überarbeitet werden sollten.

In Bezug auf die Sammlung von Berichtsanforderungen sollten Sie Informationen wie Zweck, Zielgruppe und erwartete Aktion zusammenstellen. Analysieren Sie, wie die Benutzer mit den Berichten interagieren, um zu verstehen, welche Elemente im neuen System eliminiert oder verbessert werden können. Legen Sie fest, wer für bestimmte Berichte zuständig ist und wer die für das Änderungsmanagement, die Genehmigungen und die Freigaben verantwortlichen Fachleute (Subject-Matter Experts, SMEs) sind.

Prüfen Sie die optimalen Optionen für Interaktivität, Berichtsexport und -bereitstellung, Berechnungen, KPIs und Geschäftsregeln. Definieren Sie die Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit und das Layout der Visualisierung, die Anforderungen an die Sortierung und Gruppierung sowie BI-Überlegungen.

Einer der wichtigsten Schritte in dieser Stufe ist die Analyse der Sicherheitsanforderungen. Hier sollten Sie den rollenbasierten Zugriff, die Sensibilität und den Schutz der Daten sowie die Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen klären. Außerdem sollten Sie bereit sein, mögliche Risiken, Bedenken und bekannte Probleme zu ermitteln.

Die Zusammenstellung und Priorisierung von Datenanforderungen erfordert das gleiche Maß an Präzision und Dringlichkeit wie die Ermittlung von Berichtsanforderungen. Die wichtigsten Aspekte für die Arbeit hier sind:

• die Abfrage vorhandener Berichte
• Datenquellentypen
• Datenstruktur und -bereinigung
• Datenintegration
• Datenvolumen, Skalierbarkeit und Latenzzeit
• Stammdaten und Datenkatalog
• Sicherheit und Datenschutz

Weitere wichtige Schritte in dieser Stufe sind die Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten in Bezug auf die Effizienz der Arbeitsabläufe, die Zentralisierung des Datenmodells, die Konsolidierung der Berichte sowie die Bewertung der Komplexität und die Festlegung von Prioritäten.

Ein typisches Beispiel: Infopulse unterstützte einen führenden Duty-Free-Anbieter in der Ukraine bei der Verbesserung der Finanzdatenverwaltung, -verarbeitung und -visualisierung mit Microsoft SQL-basierten DWH- und Power BI-Datenanalysen. Das Ergebnis: Ressourceneffizienz, Steigerung von Cross- und Up-Sales und verbesserte Entscheidungsfindung.  

Fallbeispiel

Erstellung von Berichten in Stunden statt in Tagen für einen Duty-Free-Händler

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Stufe 2: Bereitstellungsplan

Nachdem alle Anforderungen analysiert und nach Prioritäten geordnet wurden, können Sie sie für einen iterativen, nicht-linearen Bereitstellungsprozess nutzen.

Einer der ersten Schritte ist die Wahl zwischen Power BI Service und Power BI Report Server. Microsoft empfiehlt, eines dieser Produkte zu implementieren, da sie in Bezug auf Sicherheit, Inhaltsverteilung und Zusammenarbeit zuverlässiger sind als beispielsweise Power BI Desktop.

Dann muss entschieden werden, wie die Arbeitsbereiche verwaltet werden sollen: ob ein neuer Arbeitsbereich benötigt wird, ob ein einziger Arbeitsbereich für Daten und Berichte ausreicht oder ob Sie separate Arbeitsbereiche benötigen, und welche Sicherheitsanforderungen für diese bestehen.

Als Nächstes: Wie werden die Inhalte konsumiert werden? Über eine Power BI-App, Unternehmenstools (wie Teams, SharePoint Online, Unternehmensportal) oder mobile Geräte? Die Entscheidung liegt bei Ihnen.  

In Stufe 2 müssen Sie außerdem die Regeln für die Erstellung von Inhalten durch die Nutzer der Plattform festlegen, die Methode der Datenerfassung definieren, den Bedarf an Premium-Kapazitäten analysieren, entscheiden, wo die Inhalte gespeichert werden sollen und den für die nächsten Schritte erforderlichen Aufwand bewerten.

Stufe 3: Erstellung eines Proof of Concept

Im Gegensatz zur Softwareentwicklung, bei der der Proof of Concept (PoC) eine praktikable Lösung sein könnte, geht es im Migrationsprozess eher darum, Annahmen zu validieren und unbekannte Risiken zu ermitteln und zu beseitigen.

Einer der wichtigsten Schritte in diesem Zusammenhang ist die Festlegung der Ziele und des Umfangs des PoC, d. h. die Validierung der ursprünglichen Anforderungen, die Erkennung von Datenproblemen, die Prüfung der Konnektivität der Datenquellen, die Überprüfung aller Funktionen und Sicherheitskonfigurationen sowie das Experimentieren mit dem Layout und anderen designbezogenen Entscheidungen.

Die PoC-Erstellungsstufe umfasst auch den Umgang mit Unterschieden in Power BI, die Neugestaltung der Datenarchitektur, falls erforderlich, und die Entscheidung, wie Dashboard-Konvertierungen gehandhabt werden sollen.

Stufe 4: Erstellung und Validierung von Inhalten

In dieser Stufe geht es darum, den Proof of Concept in eine produktionsreife Lösung umzuwandeln und gleichzeitig die Erkenntnisse aus der PoC-Entwicklungsphase umzusetzen. Und - wenn es die Zeit erlaubt - sollten die für die Entwicklung verantwortlichen Personen einbezogen werden.

Sollte ein vorhandener Power BI-Datensatz Ihren Anforderungen nicht genügen, können Sie ihn erweitern oder einen neuen Datensatz entwickeln, indem Sie...

• Daten aus einer oder mehreren Datenquellen beschaffen
• Daten formen, kombinieren und vorbereiten
• ein optimales Datensatzmodell erstellen
• die Modellbeziehungen überprüfen
• Maßnahmen definieren
• Sicherheitsfunktionen auf Zeilenebene implementieren

Der nächste Schritt besteht darin, neue Berichte und Dashboards zu entwickeln und dabei die besten Datenvisualisierungstools auszuwählen, eine prägnante und geschäftsfreundliche Terminologie zu verwenden und die Anforderungen an die Interaktivität zu berücksichtigen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Validierung der produktionsreifen Lösung im Hinblick auf Datengenauigkeit, Sicherheit, Funktionalität und Leistung.

Stufe 5: Bereitstellung, Support und Überwachung

In der letzten Stufe des Migrationsprozesses geht es darum, die Lösung einsatzbereit zu machen.

Dazu muss die Lösung zunächst in der Testumgebung bereitgestellt und die Benutzerakzeptanzprüfung durchgeführt werden. Erst danach sollten Sie mit der Bereitstellung in der Produktionsumgebung und der Durchführung einer Retrospektive fortfahren.

Um das Risiko zu verringern, dass geschäftskritische Berichte verloren gehen, sollte die neue Lösung eine gewisse Zeit lang parallel zur alten Lösung laufen. In der Regel dauert es 30-90 Tage, bis sich alle beteiligten Nutzer an die neue Lösung gewöhnt haben. Danach können Sie die alten Berichte aus dem Verkehr ziehen.

Nachdem die Migration erfolgreich durchgeführt worden ist, überwachen Sie die Lösung. Das heißt, kontrollieren Sie Aktivitätsprotokolle, Inhaltsaktualisierungen, neue Abonnements und andere wichtige Aspekte. Wenn Ihr Unternehmen wächst, muss die Migrationslösung möglicherweise angepasst werden. Deshalb ist der Support nach der Migration ein Muss, egal ob intern oder extern.

Ein typisches Beispiel: Infopulse unterstützte ein Sicherheitsunternehmen bei der Migration auf ein modernes, flexibles und skalierbares DWH auf Microsoft Azure und bei der Implementierung intelligenter Analysen mit Power BI - mit Erfolg.  

Fazit

Die Migration zu Power BI ist ein aufwändiger und zeitintensiver Prozess mit vielen Eigenheiten. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, sollten Sie die professionelle Unterstützung eines erfahrenen Microsoft Power BI-Partners in Erwägung ziehen. Dieser wird Ihren individuellen Geschäftsfall und Ihre spezifischen Anforderungen analysieren, eine detaillierte, auf Ihre Nische zugeschnittene Migrationsstrategie ausarbeiten und die Migration durchführen, bei gleichzeitiger Minimierung aller möglichen Risiken, Optimierung der Gesamtbetriebskosten und Bereitstellung von Support nach der Migration.